Corporate-Governance-Bericht

Vorstand und Aufsichtsrat haben im Dezember 2012 erneut eine uneingeschränkte Entsprechenserklärung gemäß
§ 161 AktG abgegeben. Sie lautet:

„Vorstand und Aufsichtsrat der Deutsche Post AG erklären, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 26. Mai 2010 auch nach Abgabe der Entsprechenserklärung im Dezember 2011 entsprochen wurde und die Absicht besteht, künftig sämtlichen Empfehlungen des Kodex in der Fassung vom 15. Mai 2012 zu entsprechen.“

Die Anregungen setzen wir ebenfalls um – mit einer Ausnahme: Die Hauptversammlung wird nur bis zum Beginn der Generaldebatte im Internet übertragen.

Mit dem Leitprinzip „Respekt und Resultate“ stellen wir unsere Unternehmensführung vor die tägliche Herausforderung, erstklassige Ergebnisse mit der Verantwortung für die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter und Kunden zu verbinden. Als weltweit tätiges Unternehmen und „Corporate Citizen“ tragen wir eine große Verantwortung für die Umwelt und die Lebensumstände in den Regionen, in denen wir tätig sind. Diese Verantwortung nehmen wir ernst.

Auch im Jahr 2012 haben wir eine konzernweite Mitarbeiterbefragung durchgeführt, an der sich erneut 80 % der Beschäftigten beteiligt haben. Wir sind stolz darauf, dass unsere Mitarbeiter mit ihren Arbeitsbedingungen zufrieden sind und sich die Ergebnisse bereits im vierten Jahr in Folge über alle Kennzahlen hinweg verbessert haben.

Darüber hinaus bescheinigten uns wieder unabhängige Verbraucherstudien, wie zufrieden die Kunden mit unseren Leistungen sind. In Deutschland zeigten sich in der vom „Kundenmonitor Deutschland“ erhobenen Privatkundenstudie 96 % (Vorjahr: 95 %) der befragten Kunden zufrieden mit den Briefdienstleistungen der Deutschen Post und 92 % (Vorjahr: 90 %) mit den Partnerfilialen.

Unternehmensverantwortung ist wesentlicher Bestandteil unserer Konzernstrategie. Dabei konzentrieren wir uns vor allem auf die Themen Umweltschutz und gesellschaftliches Engagement. Unser Engagement hat im Berichtsjahr erneut führende Nachhaltigkeitsindizes überzeugt.

Deutsche Post DHL hat einen Verhaltenskodex entwickelt, der seit Mitte 2006 in allen Regionen und Unternehmensbereichen gilt. Darin sind die Leitlinien für das tägliche Verhalten im Arbeitsalltag der rund 475.000 Mitarbeiter festgeschrieben. Unsere Grundsätze lauten: Respekt, Toleranz, Ehrlichkeit, Offenheit, Integrität gegenüber Mitarbeitern und Kunden sowie die Bereitschaft zur Übernahme von gesellschaftlicher Verantwortung. Im Verhaltenskodex ist auch unser Engagement für die Gesundheit der Mitarbeiter und für Chancengleichheit/Diversity festgeschrieben.

Die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter sehen wir als Voraussetzung für Leistungsfähigkeit und Motivation und als Schlüssel zum nachhaltigen Unternehmenserfolg. Mit gezielten Programmen und Maßnahmen stärken wir die Gesundheit unserer Mitarbeiter. Vorbildliche Gesundheitsinitiativen prämieren wir jährlich mit unserem „Corporate Health Award“.

Im Hinblick auf die Förderung von Gleichstellung halten wir an unserer Selbstverpflichtung fest, künftig 25 % bis 30 % aller frei werdenden Stellen im Management mit Frauen zu besetzen. Der Anteil von Frauen im oberen und mittleren Management ist weltweit leicht auf 18,5 % (Vorjahr: 17,6 %) gestiegen. Diese positive Entwicklung soll noch beschleunigt werden. Der Aufsichtsrat unterstützt die Diversity-Strategie des Konzerns unter besonderer Berücksichtigung des Ziels, den Frauenanteil im Vorstand zu erhöhen. Er sieht das Bemühen um mehr Diversity als Teil der langfristigen Nachfolgeplanung, für die Aufsichtsrat und Vorstand gemeinsam sorgen. Nach Überzeugung des Aufsichtsrats ist die gezielte Erhöhung des Frauenanteils im Management erforderlich, um sicherzustellen, dass insgesamt mehr geeignete Kandidatinnen für vakante Vorstandsposten zur Verfügung stehen. Dadurch wird dafür Sorge getragen, dass der Aufsichtsrat bei Vorstandsbestellungen Frauen verstärkt berücksichtigen kann. Die internationale Besetzung des Vorstands trägt bereits heute der globalen Tätigkeit des Unternehmens in besonderem Maße Rechnung.

Der Verhaltenskodex wird durch zwei Richtlinien konkretisiert: Die Antikorruptionsrichtlinie gibt klare Anweisungen, wie mit Geschenken, Zuwendungen und Einladungenumzugehen ist. Unzulässige Zahlungen (Bestechung) sind untersagt. Eine Wettbewerbsrichtlinie konkretisiert das Verbot von Absprachen mit Wettbewerbern. Der Verhaltenskodex für Lieferanten ist Teil aller neuen Beschaffungsverträge und der bestehenden langfristigen Rahmenverträge. Er verpflichtet diese, ethische und ökologische Standards einzuhalten. Kinder- und Zwangsarbeit sind untersagt. Lohn und Arbeitszeiten müssen den nationalen Regelungen und Gesetzen entsprechen.

Für das Compliance-Management-System bei Deutsche Post DHL ist der „Chief Compliance Officer“ verantwortlich, der direkt an den Finanzvorstand berichtet. Der„Chief Compliance Officer“ wird in seinen Aufgaben vom „Global Compliance Office“ unterstützt, das konzernweit Standards für das Compliance-Management entwickelt und die entsprechenden Aktivitäten der Unternehmensbereiche unterstützt. In jedem der vier operativen Unternehmensbereiche gibt es einen „Compliance Officer“, der regelmäßig an den divisionalen Vorstand berichtet. Diese Berichte fließen in den Bericht des „Chief Compliance Officer“ an den Vorstand sowie an den Finanz- und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats ein.

Zu den wesentlichen Tätigkeiten des Compliance-Managements bei Deutsche Post DHL gehört es, in einem systematischen Prozess mögliche Compliance-Risiken zu identifizieren, Geschäftspartner im Hinblick auf Compliance zu bewerten, das Meldewesen für potenzielle Verstöße gegen Gesetze oder Richtlinien zu koordinieren, Richtlinien zentral zu verwalten sowie Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen zum Thema zu entwickeln und zu implementieren. Im Jahr 2012 wurden insbesondere die Regelungen detailliert, nach denen Geschäftspartner überprüft werden. Diese sind nun verpflichtend in der Antikorruptionsrichtlinie niedergelegt. Ferner wurde die konzernweite Kommunikation zum Thema Compliance verstärkt, um alle Mitarbeiter erneut auf seine Relevanz hinzuweisen und in konkreten Verhaltensregeln zu unterrichten. Dies wurde von Schulungen begleitet.

Als deutsche börsennotierte Aktiengesellschaft hat die Deutsche Post ein duales Führungssystem. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Er wird vom Aufsichtsrat bestellt, überwacht und beraten.

Neben den Ressorts des Vorstandsvorsitzenden, des Finanzvorstands und des Personalvorstands gibt es die operativen Ressorts: BRIEF, GLOBAL FORWARDING, FREIGHT, EXPRESS und SUPPLY CHAIN.

Der Vorstand hat sich mit Zustimmung des Aufsichtsrats eine Geschäftsordnung gegeben, die Grundsätze der inneren Ordnung, Geschäftsleitung und Zusammenarbeit innerhalb des Vorstands enthält. Innerhalb dieses Rahmens leitet jedes Vorstandsmitglied sein Vorstandsressort selbstständig und informiert den Gesamtvorstand regelmäßig über wesentliche Entwicklungen. Über Angelegenheiten, die von besonderer Bedeutung für die Gesellschaft oder den Konzern sind, beschließt der Gesamtvorstand. Hierzu gehören neben den gesetzlich nicht delegierbaren Aufgaben alle Entscheidungen, die dem Aufsichtsrat zur Zustimmung vorzulegen sind. Der Entscheidung des gesamten Vorstands unterliegen ferner Angelegenheiten, die ein Vorstandsmitglied dem Gesamtvorstand zur Entscheidung vorlegt.

Die Mitglieder des Vorstands dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenzulegen.

Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand. Überdies bestellt er die Mitglieder des Vorstands. Er hat sich eine Geschäftsordnung gegeben, die die Grundsätze seiner inneren Ordnung, einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte des Vorstands sowie Regelungen zu den Aufsichtsratsausschüssen enthält. Er tritt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zusammen. Außerordentliche Sitzungen finden statt, wenn besondere Entwicklungen oder Maßnahmen kurzfristig zu behandeln bzw. zu entscheiden sind. Im Geschäftsjahr 2012 ist der Aufsichtsrat zu sieben Plenumssitzungen, 19 Ausschusssitzungen sowie einer Klausurtagung zusammengekommen, wie im Bericht des Aufsichtsrats dargestellt.

Vorstand und Aufsichtsrat stehen in regelmäßigem Austausch über strategische Maßnahmen, Planung, Geschäftsentwicklung, Risikolage und -management sowie die Compliance des Unternehmens. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend über alle wichtigen Themen.

Entscheidungen des Aufsichtsrats, besonders über zustimmungspflichtige Geschäfte,werden in den zuständigen Ausschüssen intensiv vorbereitet und beraten. Über die Arbeit und die Entscheidungen der Ausschüsse wird der Aufsichtsrat in jeder Plenumssitzung ausführlich informiert.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber offenzulegen. Wesentliche Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds, die nicht nur vorübergehender Natur sind, sollen zur Beendigung des Mandats führen. Dem Aufsichtsrat gehört eine nach seiner Einschätzung angemessene Zahl unabhängiger Mitglieder im Sinne des Deutschen Corporate Governance Kodex an.

Sogenannte „Executive Committees“ bereiten die Entscheidungen des Gesamtvorstands vor und entscheiden in den ihnen zugewiesenen Angelegenheiten. Zu ihren Aufgaben gehören dabei unter anderem die Vorbereitung von bzw. Entscheidung über Investitionen und Transaktionen in den Unternehmensbereichen. Für den Unternehmensbereich BRIEF ist das „Executive Committee Deutsche Post“ zuständig, für die Unternehmensbereiche EXPRESS, GLOBAL FORWARDING, FREIGHT und SUPPLY CHAIN das bereichsübergreifende „Executive Committee DHL“. In den Committees sind der Vorstandsvorsitzende, der Finanzvorstand, der Personalvorstand und die jeweiligen Vorstände der Unternehmensbereiche vertreten. Neben den verantwortlichen Vorstandsmitgliedern sind Führungskräfte der ersten Ebene unterhalb des Vorstands Mitglieder der „Executive Committees“, teils ständig – zum Beispiel Verantwortliche für das operative Geschäft –, teils gezielt bei besonderen Themen. So werden zum Beispiel die Bereiche Einkauf und Controlling bei Investitionen hinzugezogen und Konzernfinanzen, Konzernentwicklung und Recht bei Akquisitionen. Das „Executive Committee DHL“ und das „Executive Committee Deutsche Post“ tagen mindestens einmal im Monat.

Darüber hinaus finden vierteljährlich „Business Review Meetings“ statt. Sie sind Teil des strategischen Performance-Dialogs zwischen den Unternehmensbereichen, dem Vorstandsvorsitzenden und dem Finanzvorstand. Hier werden strategische Maßnahmen, operative Themen sowie die Budgetsituation der Unternehmensbereiche erörtert.

Zu den Mitgliedern des Vorstands siehe Vorstand und Mandate des Vorstands.

Der Aufsichtsrat hat zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben fünf Ausschüsse gebildet, die vor allem Beschlussfassungen des Aufsichtsratsplenums vorbereiten. Entscheidungen zu bestimmten Themen hat der Aufsichtsrat zur abschließenden Entscheidung auf einzelne Ausschüsse delegiert.

Zu den Aufgaben des Präsidialausschusses gehört es, insbesondere die Bestellung von Vorstandsmitgliedern und die Festsetzung der Vorstandsvergütung durch das Aufsichtsratsplenum vorzubereiten. Die derzeitigen Mitglieder des Präsidialausschusses sind Prof. Dr. Wulf von Schimmelmann (Vorsitz), Andrea Kocsis (stv. Vorsitz), Rolf Bauermeister, Werner Gatzer, Roland Oetker und Stefanie Weckesser.

Der Finanz- und Prüfungsausschuss überwacht den Rechnungslegungsprozess, die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie die Abschlussprüfung. Er befasst sich mit Fragen der Compliance und erörtert die Halbjahres- und Quartalsfinanzberichte vor der Veröffentlichung mit dem Vorstand. Er macht nach eigener Vorprüfung Vorschläge zur Billigung von Jahres- und Konzernabschluss durch den Aufsichtsrat. Die derzeitigen Mitglieder des Finanz- und Prüfungsausschusses sind Hero Brahms (Vorsitz), Stephan Teuscher (stv. Vorsitz, seit 11. Dezember 2012), Werner Gatzer, Thomas Koczelnik, Dr. Stefan Schulte und Helga Thiel. Der Vorsitzende des Finanz- und Prüfungsausschusses, Hero Brahms, ist Finanzexperte im Sinne der §§ 100 Abs. 5, 107 Abs. 4 AktG. Er war seit 1982 in verschiedenen Unternehmen als Finanzvorstand tätig und zuletzt in dieser Funktion bei der Linde AG für Bilanzen, Steuern, Betriebswirtschaft, Revision, Unternehmensführung und Finanzen verantwortlich.

Der Personalausschuss erörtert die Grundsätze des Personalwesens für den Konzern. Die derzeitigen Mitglieder des Personalausschusses sind Andrea Kocsis (Vorsitz), Prof. Dr. Wulf von Schimmelmann (stv. Vorsitz), Thomas Koczelnik und Roland Oetker.

Der Vermittlungsausschuss nimmt die ihm durch das MitbestG zugewiesenen Aufgaben wahr. Die derzeitigen Mitglieder des Vermittlungsausschusses sind Prof. Dr. Wulf von Schimmelmann (Vorsitz), Andrea Kocsis (stv. Vorsitz), Rolf Bauermeister und Roland Oetker.

Der Nominierungsausschuss unterbreitet den Anteilseignervertretern im Aufsichtsrat Empfehlungen für die Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern der Anteilseigner durch die Hauptversammlung. Dabei beachtet er die Ziele, die sich der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung gegeben hat. Die derzeitigen Mitglieder des Nominierungsausschusses sind Prof. Dr. Wulf von Schimmelmann (Vorsitz), Werner Gatzer und Roland Oetker.

Über die Arbeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse im Geschäftsjahr 2012 informiert auch der Bericht des Aufsichtsrats. Informationen zu den Aufsichtsratsmitgliedern und zur Zusammensetzung der Aufsichtsratsausschüsse finden Sie unter Aufsichtsrat und Aufsichtsratsmandate.

Der Aufsichtsrat hat im Dezember 2012 beschlossen, der ergänzten Empfehlung der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex zu den Zielen für seine Zusammensetzung zu entsprechen und bei der Zielsetzung auch die Anzahl unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder zu berücksichtigen:

1. Die Wahlvorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern sollen sich allein am Wohl des Unternehmens orientieren. In diesem Rahmen strebt der Aufsichtsrat an, dass im gesamten Aufsichtsrat der Anteil der im Sinne von 5.4.2 Deutscher Corporate Governance Kodex unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder mindestens 75 % und der Frauenanteil im Jahr 2015 30 % betragen soll.
2. Der internationalen Tätigkeit des Unternehmens wird bereits durch die derzeitige Besetzung des Aufsichtsrats angemessen Rechnung getragen. Der Aufsichtsrat strebt an, dies beizubehalten und hierfür auch bei künftigen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung Kandidaten, die aufgrund ihrer Herkunft, Ausbildung oder beruflichen Tätigkeit über besondere internationale Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, zu berücksichtigen.
3. Interessenkonflikte bei Aufsichtsratsmitgliedern stehen einer unabhängigen effizienten Beratung und Überwachung des Vorstands entgegen. Der Aufsichtsrat entscheidet in jedem Einzelfall im Rahmen der Gesetze und unter Berücksichtigung des Deutschen Corporate Governance Kodex, wie er mit potenziellen oder auftretenden Interessenkonflikten umgeht.
4. Gemäß der vom Aufsichtsrat beschlossenen und in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats verankerten Altersgrenze wird bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern berücksichtigt, dass die Amtszeit spätestens mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung, die auf die Vollendung des 72. Lebensjahres folgt, enden soll.

Die im Berichtszeitraum weitgehend unverändert gebliebene Zusammensetzung des Aufsichtsrats entspricht der genannten Zielsetzung. Insbesondere auch das ausdrücklich aufgenommene Ziel zur Anzahl unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder wird durch die derzeitige Besetzung des Aufsichtsrats sogar übertroffen. Hinsichtlich der weiteren Ziele konnte das erreichte gute Niveau aufrechterhalten werden. Dem Aufsichtsrat gehören sechs Frauen an. Damit beträgt ihr Anteil aktuell 30 %. Der internationalen Tätigkeit des Unternehmens wird angemessen Rechnung getragen. Viele Mitglieder verfügen über internationale Kenntnisse und Erfahrungen.